Trong môi trường làm việc và học tập hiện đại, việc chia sẻ tài liệu là điều không thể thiếu. Microsoft Word đã trở thành công cụ soạn thảo văn bản phổ biến, nhưng khi cần gửi tài liệu cho người khác, việc lưu chúng dưới định dạng Portable Document Format (PDF) thường là lựa chọn tối ưu. Hành động đơn giản này tạo ra một bản sao tài liệu được bảo toàn và tương thích rộng rãi, giúp giảm thiểu các vấn đề phát sinh sau này.
Có hai cách phổ biến để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF. Thứ nhất, bạn có thể nhấn phím F12 để mở hộp thoại “Save As” (Lưu dưới dạng), sau đó chọn “PDF” trong trường “Save As Type” (Kiểu lưu). Hoặc cách khác, bạn có thể nhấn Ctrl+P để mở tùy chọn in, sau đó thay đổi máy in thành “Microsoft Print To PDF” (hoặc một tùy chọn tương tự khác tùy thuộc vào phần mềm đã cài đặt trên máy tính của bạn).
1. Bảo Toàn Định Dạng & Bố Cục Hoàn Hảo
Lý do hàng đầu mà nhiều người chọn lưu và gửi tài liệu Word dưới dạng PDF là khả năng đảm bảo rằng font chữ, hình ảnh, bảng biểu và toàn bộ bố cục của tài liệu sẽ được giữ nguyên một cách tuyệt đối. Điều này là do khi một tài liệu Word được lưu dưới dạng PDF, nó sẽ được chuyển đổi sang định dạng tệp có bố cục cố định. Điều đó có nghĩa là PDF sẽ xác định và lưu trữ chính xác vị trí của từng đối tượng trên trang.
Lợi ích chuyển đổi tài liệu Word sang PDF giữ nguyên định dạng
Hãy tưởng tượng bạn có một tài liệu Word cần gửi qua email. Mặc dù người nhận cũng có thể sử dụng Microsoft Word, nhưng điều đó không đảm bảo rằng những gì họ thấy trên màn hình sẽ giống hệt những gì bạn đã tạo, đặc biệt nếu họ đang dùng phiên bản Word cũ hơn hoặc có ít tính năng hơn. Ngược lại, việc lưu và gửi tài liệu dưới dạng PDF sẽ tăng đáng kể khả năng bố cục tài liệu được giữ nguyên trong suốt quá trình truyền tải từ thiết bị của bạn đến thiết bị của họ.
Hơn nữa, nếu tài liệu Word của bạn chứa một font chữ độc đáo được nhập vào hoặc chỉ có sẵn cho những người đăng ký Microsoft 365, văn bản có thể sẽ bị thay thế bằng một font chữ khác nếu người nhận không có font đó trên hệ thống của họ. Tuy nhiên, vì các tệp PDF thường nhúng các font chữ được sử dụng trong quá trình tạo tài liệu, chúng sẽ vẫn được giữ nguyên bất kể cấu hình máy tính của người nhận.
Lưu ý rằng việc nhúng các font chữ phức tạp hoặc có kích thước lớn vào PDF có thể làm tăng đáng kể dung lượng tệp.
Người dùng làm việc với Microsoft Word trên laptop, minh họa sự cần thiết của định dạng PDF
2. Tương Thích Rộng Rãi & Dễ Dàng Truy Cập
Cho đến tháng 7 năm 2008, PDF thuộc sở hữu và kiểm soát của Adobe, điều này có thể gây ra một số hạn chế phần mềm hoặc vấn đề tương thích khi mở tệp. Tuy nhiên, kể từ thời điểm đó, định dạng này đã trở thành một tiêu chuẩn mở, có nghĩa là các tệp PDF có thể được đọc bởi bất kỳ ai trên hầu hết mọi thiết bị—từ máy tính xách tay, máy tính để bàn đến điện thoại thông minh và máy tính bảng. Hầu hết các thiết bị hiện đại ngày nay đều được tích hợp sẵn các trình đọc PDF miễn phí.
Nhờ đó, đã qua rồi cái thời người dùng phải bực bội trả lời email của bạn để yêu cầu tài liệu Word ở một định dạng khác. Hữu ích hơn nữa trong thế giới công nghệ tốc độ cao ngày nay, mọi người có thể xem tài liệu Word mà bạn gửi dưới dạng PDF một cách đáng tin cậy khi đang di chuyển, mà không cần lo lắng về việc điều hướng giao diện người dùng phức tạp của ứng dụng Microsoft Word dành cho thiết bị di động.
Biểu tượng Microsoft Word trên điện thoại, thể hiện tính tương thích rộng rãi của PDF trên thiết bị di động
Minh chứng cho tính tương thích, một người lớn tuổi không quá am hiểu về công nghệ vẫn có thể dễ dàng mở một tệp PDF trên cả máy tính bảng và điện thoại di động của họ, điều hướng và phóng to mà không gặp sự cố, và không vô tình chỉnh sửa nội dung. Có thể khẳng định rằng, PDF hoàn toàn vượt qua bài kiểm tra tương thích này.
3. Bảo Mật & Khóa Nội Dung An Toàn
Mặc dù một số phần mềm cho phép người dùng chỉnh sửa PDF, nhưng việc gửi tài liệu ở định dạng này có nghĩa là nội dung ít có khả năng bị giả mạo hơn so với tài liệu Word. Hơn nữa, nếu một tệp PDF bị sửa đổi, nó thường để lại dấu vết chỉnh sửa—như ngày sửa đổi trong siêu dữ liệu—giúp bạn có thể xác định liệu người khác đã thực hiện thay đổi đối với tệp gốc hay chưa.
Vì lý do này, PDF rất hữu ích cho việc gửi các tài liệu chính thức hoặc bảo mật như hợp đồng hoặc thư từ, đặc biệt nếu chúng không cần người nhận chỉnh sửa thêm. Các tệp PDF cũng có thể được bảo vệ bằng mật khẩu và một số trình chỉnh sửa PDF còn cung cấp tùy chọn hạn chế quyền chỉnh sửa.
Biểu tượng file PDF trên nền Windows 10 và 11, minh họa khả năng bảo mật tài liệu PDF
4. Tối Ưu Kích Thước Tệp Hiệu Quả
Các tệp PDF được tối ưu hóa cho việc xem và in ấn, điều này có nghĩa là chúng loại bỏ mọi dữ liệu định dạng tài liệu không cần thiết, chẳng hạn như cấu trúc bảng và cài đặt đoạn văn, trong khi vẫn bảo toàn giao diện của chúng. Chúng thường sử dụng đồ họa vector cho hình ảnh và mã hóa văn bản hiệu quả với các font nhúng, từ đó giúp giảm kích thước tệp đáng kể so với các tệp Microsoft Word.
Khi lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng cách nhấn F12 và chọn “PDF” trong trường “Save As Type”, bạn sẽ thấy có một tùy chọn để tạo PDF với kích thước tối thiểu (minimum-size PDF).
Thực hiện bước này trước khi nhấp “Save” sẽ giảm kích thước tệp, đồng nghĩa với việc mất ít thời gian hơn để tải lên dưới dạng tệp đính kèm email. Bạn cũng có thể đính kèm nhiều tệp hơn vào email nếu cần, và người nhận email sẽ được hưởng lợi từ tốc độ tải xuống nhanh hơn và ít không gian lưu trữ hơn trên thiết bị của họ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc tạo PDF kích thước tối thiểu có thể làm giảm nhẹ chất lượng nội dung, mặc dù sự đánh đổi này thường khó nhận thấy.
Bên cạnh việc đảm bảo tính tương thích, tính toàn vẹn và nhất quán bằng cách lưu và gửi tài liệu Microsoft Word dưới dạng PDF, bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự với các ghi chú OneNote, bảng tính Excel, email Outlook và trang trình bày PowerPoint.
Kết Luận
Việc chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF không chỉ là một thủ thuật đơn giản mà còn là một chiến lược thông minh để đảm bảo tài liệu của bạn được chia sẻ một cách chuyên nghiệp, an toàn và dễ dàng tiếp cận. Từ việc bảo toàn định dạng hoàn hảo, tương thích rộng rãi trên mọi thiết bị, đến khả năng bảo mật nội dung và tối ưu kích thước tệp, PDF đã khẳng định vị thế là lựa chọn tối ưu cho việc chia sẻ tài liệu số.
Bạn có thường xuyên sử dụng PDF để chia sẻ tài liệu không? Đâu là lợi ích bạn đánh giá cao nhất ở định dạng này? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và quan điểm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
