Trong thế giới kỹ thuật số hiện đại, việc quản lý email hiệu quả là yếu tố then chốt, đặc biệt đối với những người thường xuyên làm việc với nhiều tài khoản trên nhiều thiết bị khác nhau. Có vô số ứng dụng email trên thị trường, nhưng để tìm được một phần mềm thực sự liền mạch, hoạt động tốt trên mọi nền tảng và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu thực tế lại là một thách thức. Bài viết này sẽ chia sẻ hành trình tìm kiếm ứng dụng email lý tưởng, cùng những đánh giá chi tiết về các giải pháp phổ biến, từ đó đưa ra lời khuyên hữu ích nhất cho bạn.
Nhu Cầu Về Một Ứng Dụng Email Đa Nền Tảng và Đồng Bộ Hóa Liền Mạch
Với bảy tài khoản email cần theo dõi, quá trình thiết lập từng tài khoản một trên một thiết bị mới luôn là một gánh nặng. Tôi đã phải thực hiện điều này trong nhiều năm và luôn cảm thấy phiền phức – hàng loạt mã xác thực 2FA, thời gian chờ tải dữ liệu, và việc nhập mật khẩu thủ công. Mặc dù cách này vẫn hoạt động, nhưng nó không hề linh hoạt, tinh gọn hay tận dụng hiệu quả thời gian.
Trải nghiệm đầu tiên của tôi về một ứng dụng email có khả năng đồng bộ hóa tất cả các tài khoản chỉ với một lần đăng nhập (single sign-on) là với Newton Mail, một dịch vụ đã ngừng hoạt động. Newton Mail thực sự tuyệt vời và cho đến nay vẫn là ứng dụng email tốt nhất tôi từng sử dụng. Tính năng đăng nhập một lần, giúp quản lý tất cả email tập trung, đã biến việc thiết lập các thiết bị mới trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Ngoài chức năng single sign-on, tôi cũng cần một ứng dụng có thể sử dụng trên tất cả các nền tảng của mình. Điều này ngay lập tức loại bỏ Apple Mail khỏi danh sách, bởi các nền tảng chính mà tôi sử dụng bao gồm Windows, macOS, iOS và iPadOS. Mặc dù Apple Mail sẽ phù hợp nếu tôi chỉ dùng hệ sinh thái Apple, nhưng đôi khi tôi cũng sử dụng Android. Vì vậy, một ứng dụng client trên Android là rất tiện lợi, dù không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, trên các nền tảng khác, một ứng dụng native là điều phải có.
Kể từ khi Newton Mail ngừng hoạt động vài năm trước, hành trình tìm kiếm một ứng dụng email có tính năng single sign-on đơn giản và hỗ trợ đa nền tảng đầy đủ của tôi lại bắt đầu.
Cần lưu ý rằng việc đăng nhập tất cả các tài khoản email thông qua một dịch vụ single sign-on có thể tiềm ẩn một số rủi ro bảo mật. Để thực hiện điều này, dịch vụ đó phải lưu trữ thông tin đăng nhập (đã mã hóa) và đôi khi cả email của bạn trên máy chủ của họ, thay vì chỉ hoạt động như một trình xem email đơn thuần. Mặc dù đây là một rủi ro, tôi sẵn sàng chấp nhận để đổi lấy sự tiện lợi. Tuy nhiên, không phải ai cũng cảm thấy thoải mái với điều này, nhưng cá nhân tôi thì có.
Hành Trình Tìm Kiếm Ứng Dụng Email Tốt Nhất
Khi Newton Mail đóng cửa, tôi đã tạm thời sử dụng luân phiên một hoặc hai ứng dụng khác. Một trong số đó là Canary, tôi đã sử dụng trong một thời gian khá dài. Sau đó, tôi chuyển sang Spark và dùng nó làm ứng dụng chính trong vài năm. Cuối cùng, để đảm bảo mình đang sử dụng lựa chọn tốt nhất, tôi đã thử nghiệm Thunderbird, Mailbird, Apple Mail, New Outlook, Windows Mail và một số ứng dụng khác.
Canary là ứng dụng tôi gắn bó lâu nhất (cho đến khi dùng Spark). Tôi thực sự thích Canary, nhưng về sau, các tính năng AI bắt đầu chiếm quá nhiều không gian và giao diện trở nên lộn xộn, không còn phù hợp với sở thích của tôi. Tôi thích tính năng biên nhận đã đọc (read receipts) mà Canary cung cấp, ngay cả trên gói miễn phí, nhưng tôi không thể vượt qua được vấn đề giao diện người dùng.
New Outlook thì… đúng như tên gọi. Tôi đã từng chia sẻ những khó khăn khi sử dụng New Outlook, và thực tế là nó không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào của tôi. Không có hộp thư hợp nhất, không đồng bộ tài khoản email, và giao diện người dùng kém.
Thunderbird là một trụ cột trong thế giới ứng dụng email. Nó đã tồn tại hàng thập kỷ và gần đây đã nhận được một bản cập nhật giao diện. Nhìn chung, Thunderbird là một ứng dụng khá tốt và tôi không có bất kỳ vấn đề lớn nào với nó, ngoại trừ việc không có ứng dụng iPhone. Tôi thường xuyên sử dụng điện thoại để theo dõi email, vì vậy việc thiếu ứng dụng iOS là một yếu tố loại trừ đối với tôi.
Màn hình ứng dụng email Thunderbird trên laptop và biểu tượng trên điện thoại, minh họa cho việc thiếu ứng dụng di động.
Mailbird có nhiều điểm tương đồng với Canary đối với tôi. Nó đáp ứng hầu hết các yêu cầu về tính năng, nhưng giao diện người dùng tổng thể vẫn chưa thực sự tối ưu. Ứng dụng di động không liền mạch và khá rườm rà trong lần cuối tôi sử dụng. Ứng dụng desktop cũng có quá nhiều tab, cố gắng tách riêng từng tài khoản cũng như tài khoản hợp nhất, tôi đã thử nhưng không thể gắn bó. Tuy nhiên, đây vẫn là một ứng dụng tuyệt vời.
Và cuối cùng là Spark. Spark là ứng dụng email tôi đã sử dụng lâu nhất, bên cạnh Canary và Newton. Ban đầu, tôi yêu thích Spark vì các tính năng của nó, như biên nhận đã đọc (read receipts) tương tự Canary và Newton. Spark có chức năng single sign-on và hộp thư hợp nhất tuyệt vời. Mặc dù sau này một số tính năng đã bị khóa sau bức tường trả phí, nhưng tôi không quá quan tâm đến những tính năng cụ thể đó. Cuối cùng, Spark đã chiến thắng trong lựa chọn của tôi.
Spark – Ứng Dụng Email Chiếm Trọn Niềm Tin
Sau tất cả, Spark là ứng dụng email mà tôi đã lựa chọn. Nó sở hữu tất cả các tính năng cần thiết cho tôi ở bản miễn phí, thực hiện mọi công việc đồng bộ hóa và cho phép tôi vô hiệu hóa các tính năng AI không cần thiết. Hơn nữa, nó hoạt động trên mọi nền tảng tôi sử dụng thường xuyên. Có một ứng dụng native trên Windows (thực sự khá tuyệt), một ứng dụng macOS, ứng dụng iOS và iPadOS, và thậm chí còn hoạt động trên Android.
Biểu tượng ứng dụng Spark Mail trên thanh dock của iPhone, thể hiện tính năng đa nền tảng và đồng bộ hóa.
Tôi thực sự thích cách Spark giữ cho tất cả các thiết bị của tôi luôn đồng bộ. Tôi có thể thay đổi chữ ký email trên máy tính để bàn, và nó sẽ tự động cập nhật lên MacBook, iPad, iPhone và các máy tính Windows khác của tôi. Không chỉ vậy, tôi có thể thay đổi các tài khoản email đang được theo dõi, và chúng sẽ tự động đồng bộ giữa các thiết bị.
Quan trọng hơn, ứng dụng hoạt động rất tốt. Tôi chưa bao giờ gặp bất kỳ vấn đề nào về việc đồng bộ email, và chức năng gửi email hẹn giờ hoạt động hiệu quả nếu tôi muốn một email được gửi đi vào một thời điểm cụ thể. Ứng dụng không dễ bị treo, gặp sự cố hay các lỗi khác.
Có một số tính năng mà tôi bỏ lỡ khi sử dụng gói miễn phí của Spark, như biên nhận đã đọc (chỉ có trên gói cao cấp). Tuy nhiên, ngoài điều đó ra, không có tính năng nào trong phiên bản trả phí của Spark mà tôi thực sự cần đến.
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng email tốt để sử dụng, tôi khuyên bạn nên thử Spark. Nó miễn phí, có nhiều tính năng hữu ích và hoạt động trên tất cả các nền tảng phổ biến. Spark là ứng dụng email tốt nhất cho tôi, và tôi tin rằng nó cũng có thể là lựa chọn tối ưu cho bạn.
